نائب الرئيس المساعد - إدارة المرافق

وصف الوظيفة

نائب الرئيس المساعد - إدارة المرافق

المسؤوليات
إدارة العقارات والمقاولين:

إعداد التقارير السنوية والشهرية، والميزانيات، وعروض إدارة المرافق، ومقارنة الأسعار بين العطاءات ومسودات العقود.

يدير خدمات مكافحة الآفات، وخدمة ركن السيارات، وتأجير حافلات النقل، والتخلص من النفايات الطبية، وخدمات تنسيق الحدائق، وخدمات التشغيل والصيانة، والتنظيف، وخدمات الصرافة، وخدمات الأمن لجميع المرافق، ويُبلغ عن أي تراجع في أدائها وجودة خدماتها.

يدير ويتفقّد سلامة وأمن المباني والمرافق، وخدمات الطوارئ، ويُطبّق إجراءات السلامة والتشغيل الخاصة بالمرافق.
يُعدّ دليل إجراءات المرافق، بالإضافة إلى دليل المستأجرين.
يُشارك في التخطيط مع الإدارة لتحديد توقعاتها واحتياجاتها.
يُعدّ تقارير شهرية رسمية للإدارة، تتناول على سبيل المثال التقدم المالي وقضايا البرنامج.
يُحدد مواعيد اجتماعات دورية لمتابعة التقدم ومراجعته.
يتخذ إجراءات فورية في حالات الطوارئ للحد من الخسائر المادية والبشرية.
يُدير ويُنشئ طلبات الخدمة/أوامر العمل.
يُراقب ويُطوّر جدول عمل موظفي خدمات المرافق.
يُحدد مؤشرات الأداء الرئيسية، ويتفق عليها مع مُقدّمي الخدمات.
يُراجع أداء مُقدّمي الخدمات، ويُقيّمه شهريًا، ويُقدّم تقارير عنه.
يُراجع جميع تقارير الخدمة المُحالة من مشرفي المرافق، ويتخذ الإجراءات اللازمة.

يراجع التقارير الأسبوعية وينظم العمل وفقًا لها.
يضمن الصيانة الدورية للمباني والمنشآت يوميًا وأسبوعيًا وشهريًا.
يجري مسحًا شاملًا للمنشآت ويحدد الخسائر أو الأضرار التي تلحق بها بعد المؤتمرات والفعاليات.
يُحدّث خطة صيانة المنشآت وقائمة التحقق، ويضمن الالتزام بها.
يتفقد العقارات قبل بدء فترة ضمان العيوب وقبل استلامها من فريق تطوير المشاريع.
يُبلغ المقاول/مقدم الخدمة المعني بأي عيوب أو مشاكل خلال فترة ضمان العيوب لحلها.
يتابع حالة العيوب المُبلغ عنها للمقاول/مقدم الخدمة أسبوعيًا.
يناقش حالة العيوب التي لم تُحل بعد مع فريق المشاريع.
يتخذ الإجراءات المناسبة ضد المقاول/مقدم الخدمة المخالف وفقًا لشروط وأحكام العقد.
يُعدّ ويُقدّم تقارير حالة التسليم في نهاية فترة ضمان العيوب إلى فريق المشاريع، موصيًا بصرف الدفعة النهائية أو إجراء الخصومات اللازمة، حسب الاقتضاء، مع مراعاة حالة العيوب المُبلغ عنها للمقاولين لإصلاحها.

إدارة العقود
يُعدّ وثائق التأهيل المسبق، ويُصدرها، ويُقيّمها، ويُقدّم توصياته للإدارة بشأن مُقاولي الصيانة.
يُعدّ شروط مرجعية/مناقصات المشروع، بما في ذلك وثائق العقد والمواصفات والرسومات، عند الاقتضاء، ليقوم العميل/الإدارة بدعوة مُقاولي الصيانة المؤهلين مُسبقًا لتقديم عروضهم.
يُجيب على الاستفسارات، ويحلّ المشكلات، ويُعدّ نظام التقييم، ويُجري عملية التقييم والتسجيل للعروض المُقدّمة.
يُحلّل العروض المُقدّمة من حيث حزمها الفنية والمالية والتعاقدية، ويُقدّم توصياته للإدارة.
يُعدّ ويُراجع اتفاقيات عقود خدمات إدارة المرافق (باللغة الإنجليزية).
الميزانية والمدفوعات ومراقبة التكاليف
يُعدّ الميزانيات السنوية لجميع المرافق.
يُتابع مع قسم المالية للحصول على تأكيد الميزانية لأوامر الشراء، ويُرسل النسخ الممسوحة ضوئيًا عبر البريد الإلكتروني إلى مُقدّمي الخدمات، ويُنفّذ عملية شراء المواد أو الخدمات حسب الاقتضاء.


الميزانية والمدفوعات ومراقبة التكاليف يتولى معالجة المدفوعات (مع خصم أيام الغياب المتعلقة بخدمات القوى العاملة) لخدمات مكافحة الآفات، وخدمة ركن السيارات، وتأجير حافلات النقل، والتخلص من النفايات الطبية، وخدمات تنسيق الحدائق، وخدمات التشغيل والصيانة، والتنظيف، وخدمات الصرافة، وخدمات الأمن لجميع المرافق.

يدير المصروفات النثرية.
يُعدّ فواتير استهلاك المرافق للمستأجرين.
يجمع فواتير استهلاك المياه والكهرباء من وزارة البيئة والمياه لجميع المرافق، ويتولى معالجة المدفوعات.
يراجع جداول بيانات استخدام المواد شهريًا، والتي يقدمها مشرفو المرافق المعنيون، بما في ذلك التدقيق الفعلي في المخازن (إن وجد) لجميع المرافق.
يدير عمليات الشراء وقطع الغيار والمخزون.
يضمن الجودة، ويضمن توفر مخزون كافٍ من المواد الاستهلاكية وقطع الغيار والأدوات ومواد التنظيف في المخزن.

متطلبات الوظيفة

• بكالوريوس في الهندسة الميكانيكية.
• شهادة في إدارة المرافق أو تخصص ذي صلة ميزة إضافية.
• إجادة اللغة الإنجليزية (كتابةً وتحدثاً). يُفضل إجادة اللغة العربية.
• خبرة من 8 إلى 10 سنوات
• خبرة سابقة في أنظمة التكييف والتهوية وإدارة المرافق، منها 8 سنوات على الأقل في منصب إداري.