سكرتير تنفيذي

وصف الوظيفة

سكرتير تنفيذي

المسؤوليات الوظيفية

إدارة جدول أعمال المدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات وغيرها.

حضور الاجتماعات وتدوين محاضرها.

استقبال المكالمات الهاتفية وفرزها وإعادة توجيهها عند الاقتضاء.

التعامل مع جميع المراسلات الصادرة والواردة (البريد الإلكتروني، والرسائل، والطرود، إلخ) وتحديد أولوياتها.

ترتيبات سفر المديرين التنفيذيين.

التعامل مع الوثائق السرية وضمان أمانها.

إعداد الفواتير أو البيانات المالية وتقديم المساعدة في مسك الدفاتر.

مراقبة لوازم المكتب والتفاوض مع الموردين لضمان الحصول على أفضل الأسعار.

حفظ السجلات الإلكترونية والورقية لضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها.

إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية أو التقارير حسب التكليف.

متطلبات الوظيفة

• متطلبات المرشح
• خبرة مثبتة كسكرتير تنفيذي أو في وظيفة إدارية مماثلة.
• إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس وبرامج إدارة المكاتب (مثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP).
• معرفة متعمقة بإدارة المكاتب وإجراءات المحاسبة الأساسية، بالإضافة إلى المصطلحات الفنية الخاصة بالقطاع ذي الصلة.
• الإلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات إعداد التقارير.
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.
• مهارات تواصل متميزة. ومهارات التفاوض
• النزاهة والسرية
• المؤهلات العلمية
• بكالوريوس في إدارة الأعمال